แม้ว่าจะเป็นการดีที่จะรับความรู้และอ่านเกี่ยวกับกระบวนการที่สมบูรณ์แบบในการเป็นผู้นำทีม แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าไม่มีกระบวนการใดที่สมบูรณ์แบบเพียงกระบวนการเดียวที่สามารถนำไปใช้ได้ในระดับสากล ในบทความนี้ฉันจะอธิบายทักษะที่สำคัญที่สุดที่สามารถช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีขึ้นได้โดยไม่คำนึงถึงเทคนิคกรอบงานหรือวิธีการที่คุณใช้

ทีมงานทีมงาน

ทีมคือเซฟเฮาส์ของคุณ เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมของคุณและเพิ่มการสื่อสารในทีมและจิตวิญญาณของทีม ทีมจะต้องเป็นสถานที่ที่ปลอดภัยสำหรับสมาชิกทุกคนซึ่งพวกเขารู้สึกแข็งแกร่งที่สุด ไม่ว่าจะตัดสินใจอะไรก็ตามทีมงาน; คุณลักษณะใดก็ตามที่สร้างขึ้นมันถูกสร้างขึ้นโดยทีมงาน คุณทุกคนให้เครดิตในฐานะทีมมากกว่าเป็นรายบุคคล

ไม่กี่ปีที่ผ่านมาฉันเปลี่ยนมารยาทในการสื่อสารอย่างเป็นทางการโดยเปลี่ยนจาก“ ฉัน” เป็น“ เรา” ตัวอย่างเช่นเมื่อฉันแบ่งปันบางสิ่งกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกทีมฉันพูดว่า:“ เราได้สร้างแผนภูมิความเร็วสำหรับการวิ่งครั้งล่าสุด เราได้ดำเนินการประมาณการงบประมาณและต้นทุนไทม์ไลน์แล้ว .” แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูผิดปกติในตอนแรก แต่ก็มีประโยชน์อย่างชัดเจน ประการแรกอำนาจอยู่ในทีมและการตัดสินใจจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากคุณเข้ามาเป็นทีม ประการที่สองผู้จัดการโครงการนำโดยตัวอย่างและโดยไม่พูดว่า 'ฉัน' เราแสดงให้เห็นว่าเราไม่ได้รับเครดิตจากสิ่งใด ๆ ด้วยตัวเอง เช่นเดียวกับความผิดพลาด - ทุกสิ่งที่ทำผิดอยู่ในทีม เราไม่โทษสมาชิกในทีมแต่ละคน หลังจากนั้นเราจะทำการตรวจสอบภายในเพื่อปรับกระบวนการและปรับปรุงเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่คล้ายคลึงกันในอนาคต

หยุดค้นหากระบวนการที่สมบูรณ์แบบ

หากคุณกำลังไล่ตามกระบวนการที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมของคุณคุณสามารถหยุดได้ทันที ไม่มีสิ่งใดที่สามารถนำไปใช้ได้ในระดับสากล

ผู้จัดการโครงการ ได้สัมผัสกับกรอบการปฏิบัติและกระบวนการต่างๆมากมายตลอดอาชีพของพวกเขา พวกเขาเลือกที่จะใช้กรอบการทำงานบางอย่างภายในทีมเพื่อค้นหาว่าอะไรทำงานได้ดีโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตามหากทีมต่อต้านกระบวนการนี้สิ่งสำคัญคืออย่าทำตามแบบจำลอง 'ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน'

ในทางกลับกันผู้จัดการโครงการควรปรับแต่งกระบวนการเพื่อทำงานร่วมกับทีมของตน ในระหว่างที่ฉันทำงานด้านไอทีฉันไม่ได้เจอทีมงานที่ใช้กรอบงานใด ๆ โดยสมบูรณ์แบบ 'ตามหนังสือ' สิ่งที่เหมาะกับเราและการสร้างทีมวัฒนธรรมและความคิดของเรานั้นไม่น่าจะเหมาะกับทีมอื่น ๆ ดังนั้นผู้จัดการโครงการควรทดสอบแนวทางปฏิบัติต่างๆอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะถึงจุดที่ดี - เป็นการผสมผสานระหว่างแนวปฏิบัติที่เหมาะกับทีมมากที่สุด

หากทีมแนะนำ Scrum แต่พบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการประชุมรายวันอีกทางเลือกหนึ่งคือมีบอทการประชุมใน Slack และกำหนดเวลาการโทรเมื่อจำเป็นเท่านั้น ทัศนคติเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับการตรวจสอบแบบเร่งด่วนได้หากสมาชิกในทีมพบว่าพวกเขาต่อต้านผู้จัดการจะตัดสินใจกำหนดเวลาการตรวจสอบตามความต้องการของทีมได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจว่าเราไม่ใช่ผู้พิทักษ์ Scrum, Kanban หรือกรอบงานอื่น ๆ และพวกเขาอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยทีมในการแสวงหาผลงานและแรงจูงใจเท่านั้น

มีหลายมือเพื่อทำหลาย ๆ งานให้เสร็จ

เมื่อพูดถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการการสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญ ชอบหรือไม่ผู้จัดการโครงการจะต้องรวมอยู่ในการสื่อสารทั้งหมดในโครงการ ในบางครั้งผู้จัดการจะได้รับข้อความและงานมากมาย แต่นั่นคืองานที่พวกเขาสมัคร

ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์เชี่ยวชาญในการมองอย่างรวดเร็วผ่านการสื่อสารและตัดสินใจว่าอะไรต้องให้ความสนใจอย่างใกล้ชิด ในช่วงแรกอาจต้องใช้ความพยายามมากขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว แต่เป้าหมายคือการยับยั้งตัวเองไม่ให้เข้าไปดูรายละเอียดเช่นการอภิปรายทางเทคนิคอย่างลึกซึ้งหากไม่เป็นประโยชน์ต่อโครงการ เพื่อประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงการส่งข้อความกลับไปกลับมาผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดเวลาการโทรหาทีมเพื่อหาทางแก้ไขได้ การโทร 15 นาทีหนึ่งครั้งมักจะแทนที่ชั่วโมงของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่สรุปไม่ได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรทราบว่าผู้จัดการโครงการเป็นคนเดียว จุดติดต่อ . การจัดลำดับความสำคัญและการมอบหมายความรับผิดชอบเป็นบทบาทสำคัญของผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินต่อไป ผู้จัดการหลายคนเลือกที่จะทำงานให้เสร็จเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนด แต่ในระยะยาวพวกเขาอาจสูญเสียความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญได้ มอบหมายทุกอย่างที่สามารถมอบสิทธิ์ได้ คุณยังคงทำงานที่มักต้องการความเอาใจใส่จากผู้จัดการโครงการได้ ตัวอย่างเช่นฉันทำ QA สำหรับคุณสมบัติและงานที่สำคัญ แต่ฉันไม่เคยเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานที่มอบหมายของสมาชิกคนอื่นมากเกินไป

ค่าประมาณความน่าเชื่อถือตามค่าเริ่มต้นจากนั้นวัดผลและอภิปราย

ผู้จัดการโครงการต้องไว้วางใจประมาณการที่สมาชิกในทีมมอบให้สำหรับงาน ก่อนที่จะมาเป็นผู้จัดการโครงการฉันเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์มาสี่ปี ฉันไม่เคยโต้แย้งการประมาณการกับนักพัฒนาโดยไม่มีข้อมูลสำรองข้อโต้แย้งของฉัน และจากข้อมูลฉันหมายถึงบันทึกก่อนหน้านี้ของสมาชิกในทีมเกี่ยวกับเวลาโดยประมาณและเวลาจริงที่ใช้ในงานไม่ใช่ประสบการณ์ในการพัฒนาของฉันเอง คุณต้องคำนึงถึงประสบการณ์และภูมิหลังที่แตกต่างกันของผู้คนเมื่อพวกเขาประมาณงาน หากผู้จัดการโครงการต้องการพูดคุยและโต้แย้งเกี่ยวกับการประมาณการพวกเขาต้องสำรองข้อโต้แย้งด้วยข้อมูลและมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการบรรลุ

ความโปร่งใสและการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ผู้จัดการโครงการเป็นตัวเชื่อมต่อระหว่างธุรกิจและเทคโนโลยีและมักมีข้อมูลจากทั้งสองฝ่าย นอกเหนือจากการมองเห็นภาพรวมแล้วยังต้องเผชิญกับความเสี่ยงเช่นการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหาเส้นแบ่งระหว่างการเป็นผู้นำที่โปร่งใสและการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับอย่างเหมาะสม

ใน บริษัท ที่ผู้จัดการโครงการไม่ได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้บริหารระดับสูงพวกเขายังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับได้มากมาย บางครั้งพวกเขาไม่ได้รับแจ้งโดยเฉพาะว่าข้อมูลใดเป็นความลับและต้องหาข้อมูลด้วยตนเอง เป้าหมายสุดท้ายคือไม่ระงับข้อมูลจากทีมและข้อมูลทั้งหมดที่มีความสำคัญสำหรับการส่งมอบโครงการจะต้องพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนในทีม อย่างไรก็ตามบางส่วนควรเก็บเป็นความลับด้วยเหตุผลเพราะอาจทำลายแรงจูงใจของทีมหรือจุดประกายข้อโต้แย้งที่ไม่จำเป็นได้ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ใกล้จะลงนามในข้อตกลงใหญ่กับนักลงทุนมีตัวเลือกในการประกาศข่าวกับทีมหรือเก็บไว้กับกลุ่มคนบางกลุ่มจนกว่าจะมีการตรวจสอบข้อตกลง ตัวเลือกที่สองจะดีกว่าเนื่องจากดีลสามารถไปด้านข้างได้ตลอดเวลาและหากไม่เป็นไปตามความคาดหวังของทีมก็สามารถลดแรงจูงใจได้

มีเหตุผลสองสามประการในการแสวงหาความโปร่งใสสูงสุด ประการแรกการทำให้คนอื่นอยู่ในวงการสื่อสารจะลดความเสี่ยงที่จะพลาดบางสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากมีการอภิปรายมากมายภายในโครงการจึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้จัดการจะใส่ข้อมูลบางอย่างผิดพลาดหรือลืมที่จะตอบสนอง ประการที่สองเมื่อมีผู้คนจำนวนมากขึ้นในวงจึงไม่จำเป็นต้องย้ำข้อมูลเดียวกันกับสมาชิกในทีมต่าง ๆ เนื่องจากพวกเขารู้อยู่แล้ว

ธง Risks Early

ผู้จัดการโครงการต้องวางแนวทางที่เป็นระบบในการขจัดอุปสรรคเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถจัดการกับงานโครงการทั้งหมดได้ หากผู้จัดการไม่ได้จัดการกับตัวบล็อกหลังการวิ่งหลายรายการอาจถูกทำเครื่องหมายว่าบล็อกในงานค้าง มีแนวโน้มที่จะลบตัวบล็อกออกจากงานที่สำคัญที่สุดเท่านั้นอย่างไรก็ตามสิ่งนี้อาจนำไปสู่หายนะเนื่องจากอาจมีการบล็อกงานที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันจำนวนมาก

เป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างรายการการดำเนินการโดยเฉพาะเพื่อลบบล็อคและติดตามแต่ละรายการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยเฉพาะ มีความสำคัญเท่าเทียมกันในการสร้างความเชื่อมโยงที่เหมาะสมระหว่างงานเพื่อให้ทุกคนทราบว่างานใดที่มีลำดับความสำคัญสูงจะถูกบล็อกเนื่องจากตัวบล็อกในระดับล่าง ในที่สุดผู้จัดการโครงการจะมีสองตัวเลือก ขั้นแรกพวกเขาสามารถเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำของตนเองโดยมีลำดับความสำคัญที่มุ่งเน้นไปที่การลบตัวบล็อก ประการที่สองพวกเขาสามารถเพิ่มรายละเอียดให้กับงานและเชื่อมต่อได้อย่างทั่วถึงโดยการเพิ่มการอ้างอิงที่ทำให้ตัวบล็อกสอดคล้องกับงานที่เชื่อมต่อทั้งหมด ตัวเลือกที่สองซับซ้อนเกินไปโดยเฉพาะในโครงการขนาดใหญ่ ผู้จัดการมักจะลงเอยด้วยการทำทั้งสองอย่างเพื่อให้งานดำเนินต่อไปและนำตัวบล็อกออกตรงเวลา

จากความพ่ายแพ้และช่วงเวลาที่ยากลำบากไปจนถึงชัยชนะเล็กน้อย

หากพลาดกำหนดเส้นตายกลายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ผู้จัดการโครงการไม่ควรโกรธทีมงาน นี่เป็นช่วงเวลาที่เรียกร้องให้มีการกระตุ้นแรงจูงใจไม่ใช่การตำหนิ ก้าวขึ้นเป็นผู้นำ หากจำเป็นให้ตำหนิตัวเองและกระตุ้นทีมให้เอาชนะและมอบฟังก์ชันการทำงานที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ กำหนดเวลาการตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่ผิดพลาดและทีมของคุณจะทำงานได้ดีขึ้นในอนาคตเพื่อป้องกันไม่ให้ความพ่ายแพ้เหล่านั้นเกิดขึ้นอีก

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการเฉลิมฉลองชัยชนะเล็ก ๆ ร่วมกัน กำหนดเวลาการประชุมสั้น ๆ เพื่อยกย่องทีมเช่นเมื่อคุณส่งผลลัพธ์ภายในไทม์ไลน์ที่ได้รับการอนุมัติ การชนะเล็กน้อยสะสมนำไปสู่ความสำเร็จโดยรวมของโครงการ

การประชุมเอกสาร

เอกสารที่สอดคล้องกันเป็นนิสัยที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคน จากประสบการณ์ของฉันการจัดการการประชุมมักจะถูกประเมินต่ำเกินไปและด้วยเหตุนี้ฉันจึงใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับการประชุมที่สิ้นเปลืองระหว่างอาชีพการบริหารโครงการ การเตรียมการเป็นกุญแจสำคัญในการประชุมทุกครั้งที่ประสบความสำเร็จและใช้เวลาประมาณห้านาที:

• สร้างวาระการประชุมและตัดสินใจเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมที่ต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดได้รับเชิญ
• ส่งวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมและตรวจสอบกับพวกเขาว่าควรมีการหารืออะไรอีกหรือไม่
• หากคุณมีการประชุมเสมือนให้ตรวจสอบว่ามีการส่งลิงก์หรือไม่

เมื่อการประชุมเริ่ม:

• เข้าร่วมสองสามนาทีก่อนเวลาต้อนรับทุกคนทักทายพวกเขาและหลังจากพูดคุยกันได้ไม่นานก็เข้าสู่วาระการประชุมโดยตรง
• ในระหว่างการประชุมให้จดบันทึกจดรายการการดำเนินการทั้งหมดตรวจสอบคำถามใด ๆ หลังจากที่คุณผ่านวาระการประชุมแล้วและปิดการประชุม
• หลังจากการประชุมเสร็จสิ้นให้แชร์บันทึกย่อและรายการการดำเนินการกับทีมทันที

จากประสบการณ์ของฉัน 15 นาทีมักจะได้ผลดีกว่าการประชุมหนึ่งหรือสองชั่วโมงเพราะทุกคนตั้งใจและคุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมเบี่ยงเบนจากวาระการประชุม - เว้นแต่จะมีเรื่องสำคัญที่ต้องพูดคุย

เคล็ดลับโบนัสเล็กน้อยที่สามารถประหยัดเวลาได้มาก:

• มีเทมเพลตสำหรับบันทึกการประชุม
• หากเป็นไปได้ให้ส่งคำเชิญที่เกิดซ้ำ
• สร้างเทมเพลตสำหรับติดตามรายการการดำเนินการ
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลติดตามผล

เครื่องมือที่เหมาะสมสร้างความแตกต่าง

การเลือก เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม เป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ เป็นเรื่องปกติที่ผู้จัดการโครงการจะต้องมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับเครื่องมือเฉพาะที่ทีมควรใช้ การอภิปรายดังกล่าวอาจทำให้เสียเวลาหรือได้ผลทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเข้าใจของทีมว่าต้องการบรรลุอะไรด้วยเครื่องมือเฉพาะ มีปัจจัยบางอย่างที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุด:

• ขนาดของทีม
• องค์ประกอบของทีม
• วิธีการหรือกรอบโครงการ
• รายงานควรมีรายละเอียดมากน้อยเพียงใด

ฉันจัดรายการเครื่องมือตามขนาดทีมแล้ว สำหรับทีมขนาดเล็กโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาอยู่ที่จุดเริ่มต้นของโครงการฉันใช้ Trello เครื่องมือนี้มีคุณสมบัติส่วนใหญ่ที่จำเป็นสำหรับกรอบงาน Kanban เมื่อฉันทำงานในโครงการขนาดกลางที่มีคนหลายสิบคนฉันพิจารณาใช้ Asana มีคุณสมบัติการจัดการโครงการที่ดีรวมถึงการรายงานในระดับหนึ่ง อย่างไรก็ตามหากโครงการมีคนมากกว่า 20 คนและระดับการรายงานโดยละเอียดฉันมักจะใช้ Jira รวมเข้ากับโฮสต์ของโซลูชันอื่น ๆ ที่มีอยู่ในตลาดทำให้สามารถปรับแต่งได้อย่างยอดเยี่ยม ฉันยังใช้ Clubhouse เป็นเครื่องมือสำหรับโครงการขนาดเล็กถึงขนาดกลางทั้งหมดและฉันได้พบชุดฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมที่นั่น

การปรับเป็นกุญแจสำคัญ

กรอบกระบวนการและเครื่องมือต่างๆต้องได้รับการปรับเปลี่ยนตามความต้องการและความเจ็บปวดของทีมไม่ใช่วิธีอื่น ๆ เมื่อคุณได้รับประสบการณ์คุณจะสะสมเครื่องมือและวิธีการมากมายที่คุณชอบเกลียดใช้เท่าที่จำเป็นหรือทิ้งไป สิ่งใหม่ ๆ จะผุดขึ้นมาทุกปีที่ผ่านไปและบางส่วนของรุ่นเก่าจะล้าสมัย แต่ทักษะที่คุณพัฒนาในฐานะผู้นำจะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกกรอบ

ทำความเข้าใจพื้นฐาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริหารโครงการคืออะไร?

มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ: สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมของคุณและปรับปรุงการสื่อสารในทีม จัดลำดับความสำคัญและมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นจุดติดต่อเดียว สร้างแนวทางที่เป็นระบบในการขจัดอุปสรรค การประชุมเอกสาร ฉลองชัยชนะเล็ก ๆ กับทีมของคุณ

ผู้จัดการโครงการทำอะไรกันแน่?

ผู้จัดการโครงการเป็นตัวเชื่อมต่อระหว่างธุรกิจและเทคโนโลยี พวกเขาตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามแผนและส่งมอบภายในระยะเวลาและค่าใช้จ่ายที่ตกลงกันไว้

ทักษะการจัดการโครงการคืออะไร?

ผู้จัดการโครงการสามารถพัฒนาทักษะที่สามารถให้บริการพวกเขาได้ดีตลอดอาชีพของพวกเขาเช่นการจัดการทีมและการสร้างทีมการจัดการเวลาและการประชุมการตัดสินใจที่ดีการสื่อสารความโปร่งใสการมอบหมายงานและความไว้วางใจ สิ่งเหล่านี้คือทักษะการจัดการไม้ยืนต้นที่มาพร้อมกับเวลาความสนใจและการฝึกฝน

ผู้จัดการโครงการต้องทำอะไรเพื่อจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ?

ในการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพผู้จัดการโครงการควรพยายามจัดโครงสร้างการทำงานเป็นทีม องค์ประกอบสำคัญคือการไว้วางใจทีมการกำหนดเวลาที่เหมาะสมรวมถึงการมอบหมายงาน การแจ้งความเสี่ยง แต่เนิ่นๆก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ผู้จัดการต้องเตรียมตัวสำหรับการประชุมและรักษานิสัยในการจัดทำเอกสาร

เสาหลักของการจัดการโครงการคืออะไร?

องค์ประกอบที่สำคัญสามประการของการจัดการโครงการคือกระบวนการทรัพยากรและบุคลากร ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จจะต้องจัดการทรัพยากรที่ได้รับมอบหมายให้กับโครงการอย่างมีประสิทธิผลรวมทั้งสมาชิกของทีมโครงการ